Ein Lehrer erhob im Mai 2018 eine Dienstaufsichtsbeschwerde an die Bildungsdirektion, die diese im Aktenverarbeitungssystem „VDesk“ für die weitere Bearbeitung ablegte. Diese umfasste knapp 90 Seiten und mehr als 60 Beilagen. Darunter auch verschiedene medizinische Unterlagen wie Dienstunfähigkeitsmeldungen, Diagnosen, einen Therapieplan und ein Gutachten eines Facharztes für Psychiatrie und Neurologie. Im Juni 2018 fand daraufhin in der Bildungsdirektion eine Besprechung mit mehreren Personen statt, bei der Kopien der Dienstaufsichtsbeschwerde inklusive der medizinischen Beilagen übergeben wurden.
Die Weitergabe sei unrechtmäßig erfolgt, so der Lehrer in seiner Beschwerde an die Aufsichtsbehörde. Dementsprechend verlangte er die Löschung der weitergegebenen Daten. Die Aufsichtsbehörde wies die Beschwerde ab, wohingegen er im Instanzenzug Recht erhielt. Die Weitergabe der medizinischen Unterlagen an Dritte durch die Bildungsdirektion sei eine unrechtmäßige Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art 9 EU-DSGVO gewesen. Sowohl die Bildungsdirektion als auch die Aufsichtsbehörde erhoben gegen diese Entscheidung Revision an den Verwaltungsgerichtshof. Dieser behob das Erkenntnis teilweise und änderte den zweiten Spruchpunkt ab: Die Weitergabe von (physischen) Kopien stelle für sich allein keine automatisierte Verarbeitung dar. Da den getroffenen Feststellungen nicht zu entnehmen war, ob die Verarbeitung automatisiert oder nichtautomatisiert erfolgt sei bzw ob die Daten in einem Dateisystem gespeichert worden sind, sei eine Überprüfung der Anwendbarkeit der EU-DSGVO nicht möglich.
Im weiteren Verfahren nach Zurückverweisung stellte sich heraus, dass die Kopien entweder bereits vernichtet oder an die Bildungsdirektion zurückgegeben wurden. Dementsprechend war die Beschwerde als gegenstandslos zu betrachten, weil kein Rechtsschutzinteresse des Lehrers mehr vorlag.
Für den eigenen Umgang mit Kopien im Unternehmen:
- Bei den Beilagen zu einer Dienstaufsichtsbeschwerde handelt es sich um personenbezogene Daten.
- Die manuelle Übergabe einer physischen Kopie von Beilagen zu einer Dienstaufsichtsbeschwerde ist eine nicht-automatisierte Datenverarbeitung.
- Diese Übergabe ist gemäß Art 2 Abs 1 EU-DSGVO vom sachlichen Anwendungsbereich erfasst, wenn die inkriminierten Daten in einem Dateisystem der Verantwortlichen abgespeichert sind.
- Wurden inkriminierte Daten mittlerweile vernichtet oder rückübermittelt, ist das Beschwerdeverfahren über die Verletzung im Recht auf Löschung als gegenstandslos einzustellen.